Die Rechnungen sind geschrieben, die Buchhaltungsdateien liegen bereit. Trotzdem muss im Autohaus noch jemand die Dateien händisch hochladen, damit sie in BMD weiterverarbeitet werden können. Ein kleiner Handgriff – der jeden Tag wiederkommt.
Gemeinsam mit BMD haben wir diesen Ablauf automatisiert. 4xDU sorgt dafür, dass Buchhaltungsdateien und PDF-Rechnungen automatisch bereitgestellt und übertragen werden. BMD übernimmt den anschließenden Import per Stapelverarbeitung. Für das Autohaus entfällt damit der bisherige manuelle Upload.
Was vorher jemand erledigen musste, läuft jetzt automatisch
Die Ausgangslage kennen viele Betriebe: Zwei Programme erfüllen ihre Aufgaben, aber die Übergabe dazwischen bleibt am Team hängen. In diesem Projekt kommen die Buchhaltungsdaten aus Motiondata und sollen in BMD weiterverarbeitet werden.
Statt diese Dateien immer wieder selbst hochzuladen, übernimmt jetzt ein zeitgesteuerter Ablauf die Übertragung. Auch die Rechnungen als PDF-Belege sind dabei. Motiondata und BMD bleiben im Einsatz – wir verbinden die vorhandenen Systeme an der Stelle, an der bisher Handarbeit nötig war.
So kommen die Dateien von Motiondata nach BMD
Der Ablauf besteht aus drei einfachen Schritten:
- Motiondata stellt die Daten bereit. Die Buchhaltungsdateien werden täglich exportiert.
- 4xDU übernimmt die Übertragung. Zuerst werden neue oder geänderte PDF-Rechnungen übertragen, danach die Buchhaltungsdateien. Sie landen auf einem SFTP-Server – einem geschützten Übergabeplatz für Dateien.
- BMD übernimmt den Import. Die von BMD eingerichtete Stapelverarbeitung liest die bereitgestellten Dateien automatisch ein.
Das Team muss die Dateien für diesen Ablauf nicht mehr selbst hochladen. Genau darin liegt die Entlastung: Eine wiederkehrende Aufgabe fällt im Tagesgeschäft weg.
Gemeinsam mit BMD umgesetzt
Dieses Projekt ist durch die Zusammenarbeit von 4xDU und BMD entstanden. Unser Beitrag ist die automatische Bereitstellung und Übertragung der Dateien und PDF-Belege. BMD hat den anschließenden automatischen Import eingerichtet.
Beide Teile gehören zusammen. Erst wenn die Dateien am richtigen Ort bereitstehen und die Verarbeitung darauf abgestimmt ist, wird aus einzelnen Arbeitsschritten ein zusammenhängender Ablauf.
Unsere Stärke: Wir schließen die Lücke zwischen Ihren Systemen
Automatisierung beginnt für uns bei einer einfachen Frage: Welche Aufgabe muss Ihr Team immer wieder erledigen, obwohl die Daten längst digital vorhanden sind?
In diesem Autohaus war es der Upload für die Buchhaltung. Wir haben uns den bestehenden Ablauf angesehen und die Übergabe automatisiert. Dabei nutzen wir die vorhandenen Exporte und stimmen die Übertragung auf die Anforderungen des Zielsystems ab.
Zur Umsetzung gehören auch Protokolle, eine lokale Archivierung und die Erkennung bereits übertragener, unveränderter PDF-Belege. So bleibt die Übertragung nachvollziehbar und dieselbe unveränderte Rechnung wird nicht immer wieder verschickt.
Das ist unser Ansatz bei 4xDU: bestehende Software sinnvoll verbinden, wiederkehrende Handgriffe abnehmen und eine Lösung entwickeln, die zum Arbeitsalltag des Betriebs passt. Die fachliche Prüfung und die weiteren Aufgaben der Buchhaltung bleiben dabei beim zuständigen Team.
Auch außerhalb des Autohauses interessant
Sie arbeiten mit BMD, nutzen aber eine andere Software für Ihre Rechnungen oder Warenwirtschaft? Auch dann kann eine ähnliche Lösung möglich sein.
Entscheidend ist, welche Dateien Ihre Software exportieren kann und wie der Import in BMD eingerichtet ist. Genau diese Voraussetzungen prüfen wir gemeinsam mit Ihnen. Daraus ergibt sich, welche Übergaben sich automatisieren lassen und welche Abstimmung für die Umsetzung nötig ist.
Ob Autohaus oder andere Branche: Wenn Ihr Team regelmäßig Dateien von einem System ins andere überträgt, lohnt sich ein Blick auf diesen Arbeitsschritt.
